Gästförfattare till denna blogg är Minna Lundström, arbetshälsochef med ansvar för Veritas välbefinnande i arbetet –tjänster

 

Nyårslöften är inte riktigt min grej. Men ett ämne som ligger mig nära om hjärtat och ständigt är aktuellt, är tiden och hur jag använder den.

När jag nu inför julen sitter och summerar det gångna året samtidigt som jag blickar framåt och tänker på vad jag kunde försöka göra annorlunda år 2015, är det en ganska enkel men viktig fråga som jag ständigt tycks återkomma till – hur kan jag använda min tid vettigare?

Jag hör till de personer vars arbetstid främst går åt till att träffa mänskor, utbilda arbetsgemenskaper och sitta i olika slags arbetsmöten. Därför ställer jag mig frågan: hur har jag lyckats det här året – har jag under år 2014 deltagit i ett möte eller annat liknande tillfälle som:

  • inte börjat inom utsatt tid
  • dragit ut på tiden
  • jag själv bokat utan att ta hänsyn till deltagarnas övriga tidtabell
  • jag suttit och funderat på annat som jag borde få gjort
  • jag arbetat med något utanför mötesagendan
  • jag inte har förberett dig ordentligt inför
  • jag upplevt att någon av de övriga deltagarna inte förberett sig inför?

Jag har inget annat val än att svara JA på både ett och två av ovanstående påståenden.

I höst hade jag glädjen av en riktigt a-ha upplevelse då vi med mitt arbetsteam mötte en person som specialiserat sig på att strukturera upp olika organisationers interna möten genom bland annat tydliga överenskomna spelregler.

Ta som exempel:

en genomsnittlig sakkunnig som använder 8 h av sin veckoarbetstid till att närvara i olika möten.

Priset för en mötestimme kan vi uppskatta till ca 40 euro per person, dvs. 320 euro i veckan, alltså 14 720 euro i året -> O hjälp! 1 472 000 euro i året för möten i en organisation med 100 anställda!!!

Hmm… Tänk om vi inte bara kunde använda tiden rätt, respektera våra kollegers, medarbetares och kunders arbetstid utan också genom riktigt små förändringar lite spara – och investera pengarna mera förnuftigt…?

Om jag genom att medvetet ändra på små enkla ovanor kunde bidra till en smidigare arbetsatmosfär – varför skulle jag inte göra det. Genom att effektivera min mötestimme med 5 procent (dvs. hela 3 minuter), skulle jag bidra med en sparåtgärd på 736 euro/ år. Det här kanske låter obetydligt, men tänk om alla 100 i organisationen skulle göra ett liknande nyårslöfte? Då skulle vi lätt spara in 73 600 euro/ år – inte en helt obetydlig summa…!

Genom att själv tänka på följande saker hoppas jag kunna bidra till en smidigare och mera hänsynstagande arbetsatmosfär och kanske även spara lite tid på köpet:

  • öppna och förbered mötesredskap före utsatt mötestid
  • se till att inte boka back-to-back möten (nödvändiga bio- och logistiska pauser behöver noteras)
  • reservera tillräckligt med tid för diskussion för att inte mötet skall dra ut på tiden.

Tidsoptimisten i mig kommer att vara svår att ändra på men genom bättre planering, tydliga och klara spelregler och ett skriftligt nyårslöfte kommer jag att arbeta för ett år med bättre och effektivare tidsanvändning. 

– Minna Lundström

Då jag i över 30 år fungerade som företagsläkare inom en stålfabrik märkte jag en klar utveckling i personalens inställning till cheferna/ledarna/förmännen. Tidigare räckte det att ledaren hade rätt titel men idag måste speciellt närledaren (=närmaste chefen) uppnå sin auktoritet och skapa förtroende genom sitt eget handlande.

Finlands goda utbildningssystem har lett till att det på arbetsplatserna idag finns allt fler arbetstagare som gällande sitt eget arbete har ett högre kunnande än sin egen chef. Det här leder till att arbetstagaren själv måste ta och även måste ges möjlighet att ta ett större ansvar för sitt eget arbete. Delat ledarskap är med andra ord mycket aktuellt inom dagens arbetsliv, trots att den australienska ursprungsbefolkningen fungerade så här redan för hundratals år sedan.  Tekes har i sin Liideri kampanj ”Finland behöver 5 000 000 ledare” (egen översättning) lyckats slå huvudet på spiken http://bit.ly/1ztGagh ­– självledarskapet lyfts fram parallellt med närledarskapet.

Vi har redan länge använt en engagerande metod för utvecklandet av arbetsvälbefinnandet. Under årens lopp har jag på workshoparna lagt märke till att ”Ledarskapet” sällan kommer upp som ett av utvecklingsområdena, trots att vi vet hur starkt ledarskapet påverkar arbetsvälbefinnandet. Kan detta bero på att medarbetarna inte vill eller inte vågar lyfta fram ledarskapet som ett utvecklingsområde då chefen är på plats? Själv tror jag att detta ofta är orsaken. Därför har vi skapat Metal Age Leadership – ett nytt sätt att utveckla närledarskapet och självledarskapet.

Det är självklart att närledare skall delta i konventionella skolningar ordnade för dem, men räcker detta? Jag misstänker att närledarskapet uppnår en helt ny nivå om närledaren frimodigt och fördomsfritt tillsammans med hela sitt team vågar utveckla både sitt eget närledarskap och sina medarbetares självledarskap.

I vår workshop som tar ca. 4 timmar finns följande steg:

  1. Genomgång av en färsk arbetsvälbefinnande enkät.
  2. Planering av utvecklingsområden för a) närledarskap och b) självledarskap. Grupparbete parvis. Chefen skilt tillsammans med facilitatorn.
  3. Sammanfattning av de utvecklingsområden som personalen föreslagit. Chefen deltar inte i detta skede.
  4. Diskussion och planering av konkreta åtgärder för att utveckla ledarskapet. Valda åtgärder och tidtabell för åtgärderna bestäms tillsammans. Hela arbetsteamet deltar.
  5. Överenskommelse om tidpunkt för möjlig uppföljning och ny arbetsvälbefinnande enkät.

Jag vill utmana alla närledare ­– ta tjuren vid hornen och kom med och utveckla ledarskapet tillsammans med er arbetsgemenskap och era medarbetare. Jag är övertygad om att även närledarens eget arbetsvälbefinnnade utvecklas positivt redan efter en halv dags interaktivt utvecklande av ledarskapet

– Ove Näsman