Ett försök till nyårslöfte?

Gästförfattare till denna blogg är Minna Lundström, arbetshälsochef med ansvar för Veritas välbefinnande i arbetet –tjänster

 

Nyårslöften är inte riktigt min grej. Men ett ämne som ligger mig nära om hjärtat och ständigt är aktuellt, är tiden och hur jag använder den.

När jag nu inför julen sitter och summerar det gångna året samtidigt som jag blickar framåt och tänker på vad jag kunde försöka göra annorlunda år 2015, är det en ganska enkel men viktig fråga som jag ständigt tycks återkomma till – hur kan jag använda min tid vettigare?

Jag hör till de personer vars arbetstid främst går åt till att träffa mänskor, utbilda arbetsgemenskaper och sitta i olika slags arbetsmöten. Därför ställer jag mig frågan: hur har jag lyckats det här året – har jag under år 2014 deltagit i ett möte eller annat liknande tillfälle som:

  • inte börjat inom utsatt tid
  • dragit ut på tiden
  • jag själv bokat utan att ta hänsyn till deltagarnas övriga tidtabell
  • jag suttit och funderat på annat som jag borde få gjort
  • jag arbetat med något utanför mötesagendan
  • jag inte har förberett dig ordentligt inför
  • jag upplevt att någon av de övriga deltagarna inte förberett sig inför?

Jag har inget annat val än att svara JA på både ett och två av ovanstående påståenden.

I höst hade jag glädjen av en riktigt a-ha upplevelse då vi med mitt arbetsteam mötte en person som specialiserat sig på att strukturera upp olika organisationers interna möten genom bland annat tydliga överenskomna spelregler.

Ta som exempel:

en genomsnittlig sakkunnig som använder 8 h av sin veckoarbetstid till att närvara i olika möten.

Priset för en mötestimme kan vi uppskatta till ca 40 euro per person, dvs. 320 euro i veckan, alltså 14 720 euro i året -> O hjälp! 1 472 000 euro i året för möten i en organisation med 100 anställda!!!

Hmm… Tänk om vi inte bara kunde använda tiden rätt, respektera våra kollegers, medarbetares och kunders arbetstid utan också genom riktigt små förändringar lite spara – och investera pengarna mera förnuftigt…?

Om jag genom att medvetet ändra på små enkla ovanor kunde bidra till en smidigare arbetsatmosfär – varför skulle jag inte göra det. Genom att effektivera min mötestimme med 5 procent (dvs. hela 3 minuter), skulle jag bidra med en sparåtgärd på 736 euro/ år. Det här kanske låter obetydligt, men tänk om alla 100 i organisationen skulle göra ett liknande nyårslöfte? Då skulle vi lätt spara in 73 600 euro/ år – inte en helt obetydlig summa…!

Genom att själv tänka på följande saker hoppas jag kunna bidra till en smidigare och mera hänsynstagande arbetsatmosfär och kanske även spara lite tid på köpet:

  • öppna och förbered mötesredskap före utsatt mötestid
  • se till att inte boka back-to-back möten (nödvändiga bio- och logistiska pauser behöver noteras)
  • reservera tillräckligt med tid för diskussion för att inte mötet skall dra ut på tiden.

Tidsoptimisten i mig kommer att vara svår att ändra på men genom bättre planering, tydliga och klara spelregler och ett skriftligt nyårslöfte kommer jag att arbeta för ett år med bättre och effektivare tidsanvändning. 

– Minna Lundström